موضوع اصلی در مورد این لحن از نامه اینه که اصلاً شاید یک همچین لحنی وجود نداشته باشه. شما فقط نیاز دارید تا از روی صورت سوال، رسمی یا غیر رسمی بودن لحن نامه رو تشخیص بدید.
به هیچ عنوان به لحنی که بتونه دو حالت رسمی و غیر رسمی رو با هم و در یک نامه نشون بده فکر نکنید؛ چون این موضوع محاله. شما باید حتما قادر به تشخیص لحن نامه باشید و نامه ای رسمی یا غیر رسمی بنویسید.
این موضوع که نامه ای بتونه دو لحن رسمی و غیر رسمی رو با هم به طور همزمان داشته باشه و به عنوان نامه نیمه رسمی شناخته بشه، کمی گیج کننده و امکان ناپذیره.
ابتدا ویدئوی زیر رو بادقت مشاهده کنید و سپس به مطالعه ی مقاله بپردازید:
همونطور که در مقالات قبلی گفته شد، نامه هایی که رسمی هستند، در کلمات خودشون دارای هیچگونه اختصاری نیستند. ولی نامه های غیر رسمی به میزان زیادی دارای اختصار هستند که در تصویر زیر مثال هایی آورده شده تا منظور از اختصار رو بهتر متوجه بشید.
خوب سوال اصلی اینجاست که:
آیا حالتی وجود دارد که بین اختصار و بدون اختصار وجود داشته باشد و بشه بهش نامه نیمه رسمی گفت؟
اصلا نیازی به نگرانی نیست چرا که نامه ای با لحن نیمه رسمی وجود نداره. بنابراین وظیفه شما انتخاب یکی از 2 لحن “رسمی” و “غیر رسمی” برای نوشتن پاسختونه. بنابراین سوال خوبی در این حالت برای فرد آزمون دهنده بوجود میآید:
چطور از صورت سوال به رسمی بودن نامه و یا غیر رسمی بودن نامه پی ببریم؟
در این قسمت به بررسی 3 نکته ی کلیدی می پردازیم.
اول از همه صورت سوال رو با دقت بخونید.
سپس این موضوع رو در نظر بگیرید که به چه کسی نامه می نویسید و مخاطب شما چه کسیه؟!
و در آخر باید حتما در نظر بگیرید که هدف شما از نوشتن این نامه چیه؟
برگردیم به مثال خودمون که در مقالات قبلی هم بررسی کردیم:
در این مثال، ممکنه در صورت سوال به شما گفته بشه که پاسخ خودتون رو با عبارت “Dear sir or Madam” شروع کنید. در این صورت پاسخ شما باید حتما لحن رسمی داشته باشه. به یاد داشته باشید که تنها نامه های اداری و رسمی (Formal) با سرکار خانم یا جناب آقای محترم (Dear sir or Madam) شروع می شوند.
اما اگر در صورت سوال به شما گفته بشه که پاسخ خودتون رو با عبارت “Dear …” شروع کنید، نمیتونید از روی این عبارت لحن نامه رو مشخص کنید؛ چون این عبارت هم در نامه‌های رسمی استفاده میشه و هم در نامه‌های غیر رسمی. بنابراین در این حالت از مرحله و گام بعدی کمک میگیریم؛ و اون مشخص کردن و توجه به مخاطب نامه شماست.
با توجه به عکس بالا، نامه برای مدیریت یک هتل نوشته باید نوشته بشه و بنابراین لحن رسمی میتونه مناسب باشه. با نگاهی دقیق تر به جدول زیر به راحتی میتونید مخاطب های خودتون رو شناسایی کنید و مشخص کنید که در چه گروهی قرار می گیرند و با چه لحنی باید برای اون ها نامه نوشته بشه.
خوب از اونجایی که شما با دوستان و خانواده ی خودتون خیلی راحت هستید بهتره که نامه ی شما لحنی دوستانه و غیر رسمی داشته باشه.
در صورت ناشناس بودن مخاطب شما، بهتره از لحنی رسمی (formal) استفاده بشه.
اما برای افرادی مثل؛ همکارتون، معلمتون، همسایتون و یا مدیرتون، به طور قطع نمیشه گفت که چه لحنی مناسبه، چون این به رابطه ی شما با مخاطبتون و به هدفتون از نوشتن اون نامه بستگی داره. بنابراین برای تشخیص لحن نامه باید از سومین و آخرین گام کمک بگیریم.
گام سوم:
هدف از نوشتن نامتون چیه؟
در صورتیکه هدف نامتون دوستانه و خودمانی بود، حتما از لحن غیر رسمی (Informal) استفاده کنید.
در غیر این صورت، اگر هدفی تخصصی و یا مثلاً مرتبط با تجارت و بازرگانی داشتید، حتما از لحن رسمی (Formal) استفاده کنید.
خوب تمام نکات کلیدی در این بخش یکی پس از دیگری مورد بررسی قرار گرفت حالا نوبت به آن رسیده تا به بررسی 5 مثال برای درک بهتر موضوع بپردازیم.
- در این مثال کاملا واضحه که نامه باید رسمی نوشته بشه، چون از ما خواسته شده تا نامه ی خودمون رو با سرکار خانم یا جناب آقای (Dear Sir or Madam) شروع کنیم. همونطور که گفته شد، چنین نامه هایی حتما باید با لحن رسمی (Formal) نوشته بشن. و در پایان هم باید از اصطلاح (Yours faithfully) برای اون ها استفاده کرد.
- به صورت سوال زیر دقت کنید. از اونجاییکه تنها از واژه ی (Dear) در این قسمت استفاده شده، پس بهتره تا گام اول رو کنار بگذاریم و به سراغ گام دوم یعنی تعیین مخاطب که در این مثال مدیرست و گام سوم یعنی مشخص کردن هدف از نوشتن نامه که در اینجا موضوع کاری ست، بپردازیم. با توجه به اینکه نامه برای یک موضوع کاری باید نوشته بشه، باید لحن رسمی (Formal) داشته باشه.
در صورتیکه نامه ی خودتون رو با جمله ی (Dear Mr. Smith) آغاز کردید، بهتره تا در پایان از اصطلاح (Yours sincerely) استفاده کنید و نام کوچک و نام خانوادگی خودتون رو در انتها بنویسید.
- ابتدا صورت سوال رو با دقت می خونیم.
تنها از واژه ی (Dear) استفاده شده.
نامه مدیر یک مجموعه رو هدف قرار داده. ( تا این قسمت لحن نامه کاملا گیج کننده است و شما هنوز قادر به تشخیص آن نیستید.)
اما در صورتیکه به هدف نوشتن نامه توجه کنید، به راحتی متوجه میشید که کاملا غیر رسمی و دوستانه (informal) است. در این مثال شما باید مدیرتون رو که با اون دوست هستید به مهمونی جشن تولد دعوت کنید که کاملا غیر رسمی محسوب میشه.
این نامه به دلیل غیر رسمی بودن تنها با Dear و اسم کوچیک مخاطب شروع میشه و در پایان با اصطلاحی صمیمانه هم تموم میشه.
- این مثال کمی گیج کننده ست:
البته اینجا لازمه که به این موضوع اشاره کنیم: شما معمولاً از همسایه ای که باهاش راحت تر هستید و دوست شما محسوب میشه چیزی رو قرض می گیرید و یا قرض میدید. بنابراین میتونیم لحن این نامه رو غیر رسمی (Informal) در نظر بگیریم. البته چنانچه این نامه رسمی هم نوشته بشه نمره از شما کسر نمیشه. چون بستگی به برداشت و حالات روحی شما داره که با همسایه ی خودتون چطور رفتار می کنید.
- در این مثال هم مثل قبل با این موضوع در گیر هستیم که هیچ یک از گام های یاد شده نکته ی واضحی رو به ما نمیرسونه و همه ی اون ها دارای ابهام هستند. و باز این بستگی به روحیات و اخلاق شما و رابطتون با همسایه هاتون داره. البته میشه با توجه به گام سوم یعنی تشخیص هدف نامه، که در این قسمت شما باید به همسایتون در مورد موضوعی شکایت کنید، اون رو به عنوان نامه ای با لحن رسمی (Formal) در نظر بگیریم؛ چون شکایت کردن اصلاً موقعیت صمیمانه ای رو نشون نمیده.
خلاصه مقاله
برای تشخیص لحن مناسب برای نوشتن نامه، قدم به قدم 3 مورد زیر رو به ترتیب بررسی کنید:
1- دستورالعمل سوال
2- مخاطب نامه
3- موضوع نامه
آغاز و پایان مناسب برای انواع نامه ها
- در صورتیکه نامه ی شما با (Dear Peter) یعنی (Dear + First name) شروع بشه، این نامه مطمئنا غیر رسمی ست و باید حتما با اصطلاحی صمیمانه و غیر رسمی مثل (Best regards)تموم بشه و بعدش هم اسم کوچیک شما بیاد.
- دو نوع نامه رسمی (Formal) داریم.
- در صورتیکه نامه ی شما با Dear + Sir or Madam شروع بشه بهتره تا در پایان نامه از اصطلاح (Yours faithfulluy) استفاده بشه و در پایان اسم کوچیک و فامیلتون هم قرار بگیره.
- در صورتیکه نامه شما با Dear + surname شروع بشه، بهتره تا در پایان نامه از اصطلاح (Yours sincerely) استفاده بشه و در پایان اسم کوچیک و فامیلتون هم قرار بگیره.
- در پایان به یاد داشته باشید که نامه ای با لحن نیمه رسمی وجود نداره و شما باید در نگارش هر دو لحن نامه یعنی رسمی و غیر رسمی مهارت کامل داشته باشید تا به راحتی بتونید لحن نامه رو تشخیص بدید.
برای اطلاعات بیشتر به مقالات پیشین ما در این رابطه مراجعه کنید و اون ها رو با دقت کامل بخونید، تا موضوعات برای شما ملموس تر بشوند.
ممنون که همراهمون بودید.
سلام. خیلی ممنون از بابت این مقاله جامع و روشنگر. به شخصه خیلی گیج شده بودم در خصوص این نامه نیمه رسمی و وبگردی زیادی کردم که متاسفانه کارساز نبود. خوشحالم که پیج شما این چنین این چالش را فیصله داد. سلامت و پیروز باشید.
❤